Beberapa waktu lalu, sodara saya turut andil mengadakan sebuah Event. Bazar tersebut bertema Pesta Pina Colada di Dago, Kota Bandung. Dimana dalam proses penyelenggaraan acara, sodara saya menjabat sebagai humas yang mengurusi beberapa hal, salah satunya terkait perizinan.
Perizinan merupakan salah satu faktor penting dan harus diperhatikan, juga diperhatikan dalam membuat suatu acara guna kelancaran acara yang akan diadakan. Apalagi event atau kegiatan yang berpotensi mendatangkan keramaian yang besar, ini menjadi kewajiban bagi penyelenggara (Event Organizer).
Saat itu mengurus perizinan merupakan hal baru selama sodara saya bekerja, terutama di event organizer. Belum lagi, minimnya informasi yang didapat dari internet tidak terlalu representatif sehingga menyulitkan untuk menyelesaikan proses perizinan.
Dengan alasan itu, maka kita berpikir untuk membagi cerita ini. Semoga bahasan tentang proses dan langkah-langkah perizinan dalam menyelenggarakan sebuah acara ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Khususnya yang membutuhkan informasi tentang apa dan bagaimana proses perizinan suatu acara.
Langkah-langkah yang akan saya tulis di bawah ini adalah langkah-langkah yang sodara saya lalui dalam proses perizinan acara yang di buat, artinya ada beberapa hal lain yang mungkin timbul sebagai pertanyaan yang tidak bisa saya uraikan lebih lanjut mengingat mungkin ada proses yang berbeda. Proses yang berbeda dapat muncul tergantung dari event yang akan dibuat, untuk event bazaar (eksternal) diperlukan proses perizinan sebagai berikut:
1. Izin Keramaian
Izin Keramaian adalah izin yang dikeluarkan oleh polisi (lokal) tempat acara akan diadakan. Izin ini harus diperoleh jika acara tersebut merupakan acara eksternal yang berpotensi mengundang banyak orang. Perizinan keramaian ini sebenarnya adalah perizinan dalam tahap akhir, karena ada prosedur di dalamnya yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
Izin untuk orang banyak ini bisa dikeluarkan oleh Polisi, Polres, dan Polda. Tapi tergantung event dan skalanya, untuk bazar yang sodara saya buat dengan skala masal (target massa) 500-1000 orang, izin untuk kerumunan ini baru sampai di Polsek.
Namun jika skalanya lebih besar, polisi biasanya memberikan rujukan atau rekomendasi perizinan hingga tahap Polres (artinya, perizinan ke Polres tergantung keputusan Polsek akan merekomendasikan rekomendasi ke Polres atau tidak berdasarkan program dan skalanya. ). Belum lagi, jika ada bintang tamu atau artis sesuai informasi yang saya dapat, tahap perizinan harus ke Polres setempat.
Izin kerumunan ini bisa keluar, ketika kita menyelesaikan prosedur dan atribut lain yang diperlukan. Proses pengurusan izin ini memakan waktu kurang lebih 1-2 hari (paling cepat). Karena semua prosedur sudah terkumpul. Saya menyarankan agar pembaca yang akan membuat acara mempersiapkan satu bulan (kurang lebih) untuk mengurus “semua” atribut dan izin mengingat waktu tersebut dianggap tentatif tergantung pada Dinas (jika ketua Kadis ada di tempat biasanya adalah seorang proses lebih cepat) yang memberi izin. Berikut atribut (lampiran) yang harus disiapkan sebagai tata cara pengajuan izin keramaian :
a. Permohonan Izin Kegiatan
Surat ini dibuat oleh penyelenggara yang ditujukan kepada Polres / Kapolres setempat, ditandatangani oleh Penanggung Jawab / Ketua Panitia Acara.
b. Izin Tempat Kegiatan
Surat ini tergantung di mana kita membuat acara tersebut. Jika kita menyewa suatu tempat (gedung) maka kita membutuhkan surat persetujuan (tanda tangan) dari Owner / Owner tempat yang kita sewa. Yang dibuat oleh pihak penyelenggara atau owner. Lain ceritanya kalau tempat itu di luar sewa tempat (bangunan).
c. Pernyataan Penanggung Jawab Kegiatan
Surat ini merupakan surat pernyataan dari penanggung jawab acara yang ditandatangani di atas meterai 6000 yang dibuat oleh penyelenggara.
d. Rekomendasi Dinas Terkait
Hal ini terlihat dari programnya, untuk acara yang sodara saya buat (bazaar), kita melakukan proses perizinan untuk dua pihak, diantaranya:
• Surat Rekomendasi dari Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
Surat ini berupa penyerahan rekomendasi kepada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung. Proses mendapatkan salinan surat tersebut membutuhkan waktu sekitar dua hari (tergantung layanan) dengan ketentuan sebagai berikut yang harus dipenuhi:
- Fotokopi KTP / SIM penanggung jawab acara
- Aplikasi untuk Rekomendasi Acara Dibuat oleh Penyelenggara
- Proposal Acara yang berisi rundown (usahakan berisi hiburan tradisional / daerah, min 1-2 penampil)
- Surat Lampiran Layanan (jika Anda sudah mendapatkannya dari Dinas Kebakaran, Distrik, dll.), Dan
- Lokasi Izin Kegiatan
• Izin Distrik Setempat
Surat ini dibuat oleh penyelenggara yang nantinya (salinan dari Kecamatan) bisa dilampirkan ke Dinas Kebudayaan dan Pariwisata serta untuk Izin Keramaian. Biasanya selain surat lamaran / rekomendasi ada persyaratan lain yang diminta oleh Kecamatan. Untuk bazar yang sodara saya buat, Kecamatan merekomendasikan minimal ada 1 tenant (tenant) dari UKM lokal (menurut saya tiap kecamatan mungkin punya rekomendasi yang berbeda).
e. Sertifikat Pembayaran Pajak atau Tiket dari Dispenda
Jika acara mengeluarkan tiket untuk masa, maka perlu untuk memenuhi proses ini
f. Surat Kesiapan Petugas Kesehatan
Surat ini dapat disampaikan kepada Instansi terkait atau kepada instansi / lembaga yang terkait dengan penyedia tenaga kesehatan / medis (Puskesmas, Klinik, atau Rumah Sakit) dengan kebutuhan berupa surat permintaan kesiapan dari penyelenggara dan alat kesehatan dari panitia penyelenggara. harus mempersiapkan selama acara (obat-obatan, dll).
Setelah itu ada bentuk kerjasama lain dengan lembaga tersebut (masing-masing lembaga memiliki aturan yang berbeda).
Waktu untuk mendapatkan salinan surat kesiapan ini tergantung institusi, minimal 1-2 hari setelah penyerahan.
g. Surat Kesiapan Pemadaman Kebakaran
Surat ini merupakan surat permintaan kesiapan acara yang dibuat oleh pihak penyelenggara kepada Dinas Kebakaran. Persyaratan yang dibutuhkan antara lain:
- Surat Permohonan Kesiapan Pemadam Kebakaran untuk Acara
- Surat Keterangan Penanggung Jawab ditandatangani di atas materai 6000.
- Apar (Alat Pemadam Kebakaran) Minimal dua buah yang harus disiapkan panitia selama acara berlangsung (tergantung seberapa besar acaranya).
Persyaratan kesiapan ini bergantung pada acara dan skalanya. Jika skalanya besar, biasanya lebih banyak kebutuhan (bukan sekedar alat pemadam kebakaran) yang harus disiapkan.
Waktu untuk mendapatkan salinan surat adalah sekitar dua hari setelah penyerahan.
h. Biodata Artis / Aktor / Pengisi Acara
Hanya untuk orang asing (Diluar negara Indonesia)
- Visa Telex
- Paspor
- Penunjukan yang Sesuai Visa
- Izin Mempekerjakan TKA (IMTA)
- Surat Persetujuan dari Impreseriate
- Proposal Kegiatan yang berisi jadwal acara
k. Waktu diserahkan dari 7 hari sebelum Pelaksanaan Kegiatan.
Jadi Itulah proses dan atribut yang sodara saya lalui dan penuhi untuk mendapatkan izin kerumunan atau mengadakan event. Yang merupakan salah satu prosedur penting yang harus dilakukan untuk membuat acara eksternal. Selain itu, ada perizinan lain yang sodara saya lakukan yaitu:
2. Perizinan Periklanan (Baliho, Spanduk, dll.)
Saat ini di Bandung, izin sudah diserahkan ke Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya. Dalam prosesnya terdapat beberapa hal yang harus dipenuhi, Penyelenggara harus menyiapkan beberapa aspek diantaranya:
- Izin Usha (Sertifikat Perusahaan)
- NPWP
- Foto Bukti Fisik Iklan Berupa Outbound Marketing (Baliho atau Spanduk)
- Besarnya biaya pajak iklan tergantung dari pemasangan spanduk atau baliho.
Biaya dihitung per hari dan sesuai dengan lokasi (jika ada lebih dari satu lokasi akan dikalikan) sehingga nantinya pihak penyelenggara akan mendapatkan SKPD dari Dinas sebagai acuan untuk mendapatkan ijin iklan acara tersebut.
Artikel di atas adalah prosedur yang sodara saya lakukan untuk mendapatkan izin mengadakan sebuah event bazar. Dalam proses ini kita harus aktif agar semuanya bisa berjalan dengan lancar. Dalam setiap proses, anda juga bisa untuk saling bertukar kontak dengan pihak terkait agar anda lebih mudah untuk menindaklanjuti dan mengajukan pertanyaan sehingga aspek-aspek yang dibutuhkan untuk mendapatkan izin / tembusan dapat dilengkapi.
Semoga artikel ini dapat bermanfaat, ilustratif, dan bermanfaat bagi anda sebagai bahan informasi dan pengetahuan. Selain itu silahkan cek kembali dengan survey lapangan, mungkin ada prosedur yang berbeda (terupdate) untuk proses izin ini.