By Larissa Simbolon

Setelah mendapatkan beasiswa ke luar negeri ataupun dari sumber biaya yang lain, banyak sekali orang terutama bagi yang berstatus Pegawai Negeri Sipil (PNS) kebingungan Cara Mengurus Surat Persetujuan (SP) Setneg. SApa sih sebenarnya Surat Persetujuan Sekretariat Negara ini? dan mengapa ini diperlukan bagi PNS yang akan melanjutkan studi di luar negeri?. Nah, bagi anda yang berstatus Pegawai Negeri Sipil, Pejabat Negara, POLRI/TNI, yang ingin melakukan perjalanan ke luar negeri , apapun kegiatannya dan tidak melihat bentuk kegiatannyan serta lama kegiatan, maka anda harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari Presiden Republik Indonesia dan pejabat yang ditunjuk. Pejabat yang ditunjuk dalam hal ini adalah Sekretariat Negara, dan oleh karenanya nama dokumen ini dinamakan Surat Persetujuan Setneg. Dokumen ini diwajibkan oleh PP Nomor 18 Tahun 1995 tentang Perjalanan Dinas Luar Negeri dan Instruksi Presiden Nomor 11 Tahun 2005 tentang Perjalanan Dinas ke Luar Negeri.

Bagaimana Proses Pengurusan SP Setneg?

Pertama-tama tentunya kita harus mempersiapkan dokumen-dokumen persyaratan itu, karena sekarang sudah bisa diurus online, maka siapkan juga softcopy dari masing-masing dokumen tersebut juga. Berikut persyaratan dokumen yang diperlukan untuk mengurus SP Setneg berdasarkan pengalaman saya:

1. Surat Permohonan Pengurusan Izin Ke Luar Negeri yang ditandatangani oleh Kepala Biro Kepegawaian tempat anda bekerja. Untuk pengurusan surat ini, ada baiknya anda berkonsultasi kepada Biro Pengembangan Kepegawaian atau sejenisnya. Kalau di lembaga saya di BPKP, yang akan membantu saya mengurus SP Setneg ini adalah Kasubag Biro Pengembangan Pegawai. Jadi usahakanlah mendekati Bagian Kepegawaian agar surat ini bisa dikeluarkan dengan segera. Untuk memperoleh surat ini pun anda harus mempersiapkan dokumen persyaratan seperti hasil seleksi beasiswa dan lain sebagainya.
2. Pas Foto 4×6 berlatar belakang putih sebanya dua lembar.
3. Fotokopi KTP yang dilegalisir oleh Instansi tempat anda bekerja.
4. Fotokopi Kartu Pegawai (Karpeg) yang dilegalisir oleh instansi tempat anda bekerja.
5. Fotokopi Invitation Letter (hanya untuk kegiatan non long term study seperti seminar, pertemuan dll).
6. Curriculum Vitae terakhir.
7. Fotokopi SK Pengangkatan terakhir.
8. Fotokopi SK Jabatan terakhir.
9. Surat Perjanjian Beasiswa / Surat Keterangan Pembiayaan Kegiatan
10. Alamat email dan nomor hp (ditulis dikertas kosong)

Keterangan: Biasanya untuk dosen serta PNS di lembaga lain mempersyaratkan dokumen lainnya, saya hanya menulis berdasarkan pengalaman saya saja, oleh karenanya silahkan konsultasikan kepada Biro Kepegawaian yang ada di instansi saudara.

Prosedur pengurusan SP Setneg

1. Langsung ke Lantai 5 Biro KTLN Sekretariat Negara
This makes male organ inefficient in cialis generic uk getting erection normally and also do not have any serious side effects. In men, it also serves as a channel cheapest cialis uk in the reproductive system semen expense. Kamagra order viagra http://amerikabulteni.com/category/haberler/editorun-sectikleri/ Magic Why most people tend to buy kamagra online, it happens just because of the presence of the human hand. sildenafil cipla The company accepts all kinds of laptops irrespective of the condition.
Sebenarnya sekarang ada dua prosedur dalam mengurus SP Setneg ini yang pertama adalah secara manual yakni langsung datang ke Lantai 5 Biro KTLN Sekretariat Negara di alamat Jl. Veteran III No.9, RT.2/RW.3, Gambir, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10110 dengan membawa seluruh dokumen yang dipersyaratkan tersebut. Sebenarnya di lantai 5 Biro KTLN Setneg sudah ada pegawai yang menunggu di sana, sama seperti layaknya mengurus perizinan pada umumnya. Jadi setelah anda mengambil antrian lalu anda disuruh duduk untuk dipanggil serta menyerahkan dokumen persyaratan. Setelah diperiksa mereka, maka anda akan mendapatkan surat penerimaan penyerahan dokumen kalau belum lengkap maka seluruh dokumen anda akan dikembalikan dan disuruh untuk melengkapinya.

Jam Pelayanan dari 07.30 – 16.30

Ruang Tunggu

Biasanya kalau seluruh dokumen sudah lengkap, maka SP Setneg akan dikirimkan ke instansi saudara kira-kira dua minggu setelah dokumen diterima lengkap. Bahkan jika Setneg tidak sibuk, dokumen anda tersebut bisa keluar lebih cepat.

2. Secara Online Melalui Aplikasi SIMPEL

Sebenarnya sekarang sudah ada cara pengurusan secara online, nama aplikasinya adalah SIMPEL (sebuah sistem informasi perjalanan dinas luar negeri), namun sayang untuk pengurusan sendiri tidak bisa dilakukan oleh pejabat yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri melainkan pejabat yang ditunjuk, oleh karenanya anda harus mengkonsultasikan kepada Kepala Biro Kepegawaian instansi anda mengenai siapa Pejabat yang ditunjuk Sekretariat Negara untuk menginput dokumen-dokumen tersebut ke Aplikasi SIMPEL tersebut.

Nah, kalau di Instansi saya, bagian yang menginput tersebut adalah bagian PEDATI (Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai), Kepala Bagian PEDATI mendapatkan amanah dari SETNEG untuk menginput setiap pengurusan SP Setneg ke Aplikasi SIMPEL. Nah, anda sebagai pejabat yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri baik untuk studi maupun lainnya harus mempersiapkan softcopy dari setiap dokumen persyaratan di atas, tentunya untuk mempermudah mereka dalam melakukan penginputan dokumen persyaratan ke Aplikasi SIMPEL. Kalau seluruh persyaratan sudah anda serahkan, maka petugas yang ditunjuk untuk menginput ke Aplikasi SIMPEL akan mengerjakannya dengan seksama. Cukup dengan tiga hari, maka dokumen surat persetujuan Setneg anda akan dikirimkan langsung ke email anda.

Nah, softcopy dari SP Setneg tersebut belum di cap hanya ditandatangan secara elektronik saja. Sebenarnya dokumen ini sudah sah secara hukum, namun anda harus datang ke lantai 5 Biro KTLN Setneg untuk membubuhkan cap atas dokumen ini agar keabsahannya tidak terbantahkan, maksudnya agar dokumen tersebut menjadi resmi secara tampilan. Saya diperintahkan oleh petugas pengurusan Aplikasi SIMPEL untuk datang sendiri ke Biro KTLN untuk meminta cap tersebut, jadi untuk yang ini anda harus mengurusnya sendiri.

Satu lagi, setelah seluruh dokumen dinput ke dalam aplikasi SIMPEL oleh petugas yang ditunjuk oleh instansi anda, maka anda akan dikirimkan email pemberitahuan bahwa dokumen anda lengkap dan siap untuk ditindaklanjuti. Anda juga bisa memonitoring sampai mana pengajuan SP Setneg anda melalui aplikasi android “SIMPEL MOBILE” yang bisa anda download melalui Google Playstore.

Oh iya, SP Setneg ini anda perlukan untuk membuat Paspor Dinas (Paspor Biru) dan Exit Permitt di Kementerian uar Negeri, oleh karenanya siapkan salinanya lebih dari satu sebagai persiapan.